2.3 Elabora informes y cartas formales
considerando sus intenciones comunicativas y las funciones del lenguaje.
A. Elaboración de cartas formales
Definición: es
un texto que se utiliza para enviar un mensaje de un emisor que se conoce como remitente a un receptor que se llama destinatario. Estas cartas se nombran
formales porque se utilizan para asuntos oficiales, públicos o en negocios. Se
pueden usar en escuelas, instituciones gubernamentales, empresas privadas, etc.
No
entran aquí las cartas entre familiares o amigos, ya que ésas se denominan como
informales.
Planeación
Para
llevar a cabo la redacción de una carta formal de manera correcta se deben
seguir estas indicaciones:
Delimitación del propósito y
planteamiento del asunto: se debe definir bien cuál es el
propósito de la carta, por ejemplo si es para pedir empleo, solicitar un documento,
hacer un pedido y tenerlo bien claro antes de empezar a escribirla. Si hay más
de un asunto, deben ir bien separados para evitar confusiones.
Para
plantear el asunto se recomienda usar frases u oraciones completas cuidando los
puntos de acentuación. De preferencia enunciados breves con punto y seguido.
Redacción: para
redactar una carta se deben cuidar los siguientes aspectos en el orden que
sigue a continuación.
Encabezado:
membrete, fecha, destinatario y saludo.
Es
la primera parte de la carta. Se debe empezar con la fecha, ésta se coloca en el margen izquierdo o derecho superior, y
debajo debe ir el lugar de donde se envía.
También
en el encabezado se debe escribir el nombre completo (con su
título) de la persona a la que se le envía la carta. Debajo va su cargo y departamento al que pertenece. Y abajo se escribe la palabra
presente.
El
membrete va en la parte superior de la carta, y son el nombre y
datos de la persona o empresa que envía la carta. Esta parte se escribe en
forma centrada.
Nombre o dirección del destinatario: además
del nombre y el cargo del destinatario, se pueden añadir algunos otros datos, éstos
se deben escribir en el margen izquierdo del papel, y a unos dos espacios
después de la fecha. Su espaciado debe ser sencillo y debe incluir el nombre
completo del destinatario, el país, la ciudad, y el código postal.
Saludo o vocativo: es
una frase breve y formal que va separado dos espacios debajo de los datos quien
envía la carta, y en el margen izquierdo. Usando dos puntos y aparte. Un ejemplo
puede ser:
Estimado socio:
Cuerpo o desarrollo de la carta:
introducción, asunto y conclusión.
Introducción: es
la primera parte de la carta, debe ser lo más clara posible respecto a lo que
se desea transmitir. Es decir, hay que señalar cuál es el motivo de la misiva.
Asunto: puede
ir separado del texto, antes del vocativo. O puedes ser parte de la
introducción.
Cuerpo o desarrollo de la carta: se
refiere al tema o temas que va a tratar la carta. Puede ser argumentativo o
expositivo. Se pueden usar varios párrafos, pero se debe cuidar que cada uno de
ellos contenga una idea principal y sus ideas secundarias que los desarrollen
correctamente. No se deben mezclar los temas.
Cierre: despedida, firma, nombre y cargo
del remitente.
En esta
parte se debe escribir la despedida que
pueden ser una o dos oraciones breves y corteses para cerrar la carta. Se
recomienda que tengan que ver con el asunto a tratar. Ejemplo: me despido de
usted pidiéndole me envíe lo antes posible las facturas que necesito.
Nombre, cargo y firma del remitente:
estos datos van separados de la despedida por lo menos por tres espacios. De
preferencia se debe escribir una línea, debajo va el nombre y luego el cargo. Sobre
la línea o el nombre va la firma.
Revisión
De
preferencia se debe escribir primero un borrador de la carta para revisarla y
corregirla.
Uso de la intención comunicativa y de la
función apelativa del lenguaje
Depende
del tipo de carta, pero en general su intención es informativa. Su función es apelativa,
pues siempre se usa para solicitar algo.
Precisión en el uso del lenguaje
La
carta debe ser breve y precisa. Usando oraciones cortas y evitando frases
largas y rebuscadas.
Hay
que usar un lenguaje cortés y educado.
No
se deben usar abreviaturas.
Se
puede escribir en primera persona plural o singular o en tercera persona plural
o singular.
Coherencia en el desarrollo de la carta.
Es
importante no mezclar temas o asuntos. Se deben usar párrafos diferentes para
cada uno. Hay que empezar por lo más importante a lo menos.
Uso de
reglas gramaticales y ortográficas
Se
deben usar oraciones simples o compuestas, pero evitando que sean tan largas
que se pierda la coherencia. Es mejor usar puntos y seguido, en vez de comas o
punto y coma.
La
carta formal no debe llevar faltas de ortografía.
Reescritura
Revisar
la carta y pasarla en limpio.
Ejemplo de carta formal
16 de junio de 2017
Silao, Guanajuato
Constructora del Bajío, S.A
Noria de Sopeña s/n Silao, Guanajuato.
Tel: 472 120 33 12
Licenciado
Jorge Zaragoza Ramírez
Gerente
de almacén
Ferretera
Silao
Domenzaín
#18 zona centro
Silao,
Guanajuato. C.P. 36100
PRESENTE
Estimado licenciado:
Le
envío esta misiva para exponerle dos asuntos importantes. El primero es un
pedido urgente de material que necesitamos en nuestra compañía a más tardar
pasado mañana. El otro es para
solicitarle una aclaración respecto a las facturas que le pedimos el mes
anterior.
El
pedido que necesitamos de forma apremiante es el siguiente:
·
Ochenta
toneladas de cemento.
·
Tres
toneladas de varillas.
·
Cuarenta
toneladas de cal.
·
Cuatro
kilos de clavos de tres pulgadas.
Es
preciso que nos envíe estos materiales sin ningún retardo porque de otra manera
cancelaremos la compra y cambiaremos de proveedor.
Respecto
a las facturas que le solicitamos el mes anterior hubo un error en el membrete.
Por lo cual le requerimos que nos envíe las correctas a más tardar en una
semana.
Le
agradezco su atención y le pido que no olvide el pedido inaplazable que hicimos.
Ni el envío de las nuevas facturas.
Atentamente
____________________
Licenciado Alberto García Marín
Supervisor general
